Vevőinktől érkezett megrendeléseket rögzítjük, amely alapján az áru kiadásakor szállítólevelet és számlát készítünk.
A menüsoron található Opciókat lenyitva Fej és tételadatok egy oldalra egyesítése opcióval a megrendelő adatai és a megrendelt tételek rögzítéskor egyszerre láthatók.
Fej adatok
A megrendeléshez kiállítandó számla kötelező kellékeit tartalmazó rész.
Mozgásnem - a számla mozgásneme lehet pl. belföldi számla, export számla, belföldi euro-s számla. A program ennek megfelelően ÁFA tartalmú vagy ÁFA nélküli számlát készít
Hivatkozás - amennyiben ennek a rendelésnek volt erre utaló megelőző számlája, ill. jóváíráskor jelölhetjük itt a vonatkozó számla sorszámát
Vevői rendelés - vevő által megadott rendelésszámot rögzíthetjük
Partner - a rendelést leadó partner számlázási címe. Az első rubrikába lépve entert ütve a Partner törzsben rögzített vevőink listája megjelenik, innen kiválaszthatjuk a megfelelőt.
Szállítási cím - amennyiben partnerünknek több szállítási címe van, megadható a kért desztináció. Enter gombbal szintén kiválasztható. Ha a szállítási cím nem releváns, vagy a számlázási címmel megegyezik, a kitöltést kihagyjuk.
Fizetési mód - a vevőhöz a partnertörzsben rögzített fizetési mód jelenik meg automatikusan. Egyedi esetekben módosítható. KP készpénzfizetés, AT átutalás, UT utánvét.
Rendelés kelte - a rendelés napja.
Teljesítés kelte - a rendelés teljesülésének napja, számla teljesítésének ideje.
Fizetési határidő - amennyiben a vevőnél a partnertörzsben a megállapodott határidőt megadtuk, a teljesítés keltéhez képest automatikusan megjelenik (pl. átutalás 8 nap). Szükség esetén az elvárt fizetési napot itt szabadon meghatározhatjuk. KP számlák esetén automatikusan megegyezik a teljesítés keltével.
Fizetési napok - itt állíthatjuk be, hogy banki vagy naptári napokat vegyen figyelembe a program a fizetési határidő megállapításakor.
Áfa kulcs időszak - amennyiben a teljesítés keltétől eltérő időszakban kell számolni az ÁFA-t, akkor azt itt lehet beállítani.
Megjegyzés - a számla alján automatikusan meg fog jelenni, amit itt rögzítünk. Példa: export számla esetén itt jegyezhetjük: Adómentes közösségi értékesítés.
A fej adatok alsó részén láthatóak a számla összesített adatai:
Státusz - itt láthatjuk, hogy a bizonylat milyen állapotban van. Csak a Számla gomb megnyomása után készül el a számla!
Hivatkozás - amennyiben ennek a rendelésnek volt erre utaló megelőző számlája, ill. jóváíráskor jelölhetjük itt a vonatkozó számla sorszámát .
Stornó - stornó esetén itt látható a stornó számla sorszáma.
Rendelés - rendelés sorszáma található ebben a mezőben, automatikus sorszámozás.
Szállítólevél - a szállítólevél készítésekor töltődik ki automatikusan a mező sorszámmal.
Számlaszám - a Számla gomb megnyomása utána töltődik ki.
ÁFA - ÁFA összege.
Nettó - a számla nettó értéke.
Bruttó - a számla bruttó értékének megjelenítése.
Tétel adatok
A megrendelt terméket vagy termékeket rögzítjük.
Árlista - az adott vevőhöz partnertörzsben rögzített árlistát automatikusan megkapjuk. Egyéb esetben az árlista törzsben megtalálható árlisták közül választhatunk. A program a cikk felvitelekor automatikusan megadja a kiválasztott árlistában szereplő árat. Ha a tétel adatoknál nem adunk meg árlistát, úgy az árakat manuálisan adjuk meg.
Cikk kód - a rendelt termékhez cikktörzsben rögzített kód. Ennek kiválasztásával vagy beírásával a cikk megnevezés automatikusan megjelenik.
Rendelt mennyiség - vevő által rendelt mennyiség
Szállított mennyiség - ha raktárunkon a rendelt mennyiségből nincs elegendő, a két mennyiség eltérhet. Számlázásra a szállított mennyiség kerül.
Nettó ár - a kiválasztott árlista szerint megjelenik a termék nettó egységára, vagy megadjuk
Alap - összes szállított mennyiség nettó ára
Áfa - összes szállított mennyiségre vonatkozó Áfa összeg
Áfa kód - fej adatoknál megadott mozgásnem alapján automatikusan kerül megállapításra
Új felvitel
A megrendelés felvitele a fent ismertetett fej adatokkal (partner adata is számlázási kondíciók) és tétel adatokkal (megrendelt termékek).
A felvitel végeztével OK gombra nyomunk szintén a felső menüsoron.
A számla kiállítása előtt még van lehetőség bármilyen módosításra a Módosít gomb megnyomásával újra aktív lesz az adott megrendelés, bármelyik cella módosítható.
A gomb legördítésével az alábbi lehetőségek jelennek meg:
Új felvitel - teljesen új rendelés rögzítése bianco kitöltetlen adatlapon
Új felvitel az aktuális bizonylat alapján - a képernyőn megjelenő kiválasztott megrendelést kapjuk új rendelésként, amennyiben partnerünk pl. ugyanazon tételeket rendeli, mint egy hónappal korábban. A dátum adatok módosítása szükséges lehet.
Igény esetén a másolt rendelés plusz tételekkel kiegészíthető, vagy bármely paramétere módosítható.
Módosít
A számla kiállítása előtt még van lehetőség a felvitt rendelés bármilyen módosítására, a gomb megnyomásával újra aktív lesz az adott megrendelés, bármelyik cella módosítható.
Törlés
A számla kiállítása előtt a rögzített rendelés teljes egészében törölhető. A törlés gomb abban az állapotban nem valósítható meg, ha módosítás alatt van. A rendelésnek OK gombbal lezártnak, de nem számlázottnak kell lennie.
A termékek visszakerülnek a gépi készletre.
OK
A megrendelés végleges formáját ezzel lezárjuk, a rendelésformátum nyomtatható. A program által nyilvántartott készletről a megadott tételek lekerülnek.
Mégse
Módosítás közben a gomb aktív, a legutolsó módosítások visszavonhatók.
A képernyőn a megrendelés utolsó - OK gombbal lezárt - változata jelenik meg. Amennyiben még nem zártuk le, a megkezdett megrendelés rögzítése ezzel megszakad.
Nyomtat
Amennyiben a gomb aktív (a rendelés nem áll módosítás alatt), különböző dokumentumokat nyomtathatunk papír alapra, menthetünk excelbe, vagy pdf formátumba.
A gomb legördítésével megjelenő lehetőségek a képernyőn megjelenő kiválasztott megrendelésre vonatkozóan:
Számla nyomtatás (másolat) vagy (eredeti) - ha rendelésünkről már számlát is kiállítottunk, szükség esetén a számla újranyomtatható (a számla kiállításakor használt Számla gomb már inaktív, igény esetén itt elérhető a nyomtatás).
Minden paramétere megegyezik az eredeti számlával.
Szállítólevél nyomtatás - amennyiben megrendelésünkről már szállítólevél készült, annak újbóli nyomtatása a Szállítólevél gomb megnyomásával már nem lehetséges, de ebben a menüpontban szükség esetén megtehető
Proforma / Díjbekérő nyomtatás - előlegfizetés esetén praktikusan ezt a formátumot küldjük a vevőnknek
Rendelés nyomtatás - az elkészült rendelés nyomtatható verziója. Megjelennek rajta a partner adatok, kért ill. vállalt teljesítés ideje, rendelt tételek, rendelt tételek cikk kódja, megnevezése, db-száma, össz. súlya, rendelés értéke
Árajánlat nyomtatás - vevő kérésére árajánlat formátumot küldhetünk. Amennyiben a rendelés nem realizálódik, a felvitt rendelést a Törlés gombbal töröljük.
Jótállási jegy nyomtatás - a bizonylaton található termékekhez lehet a törvényi szabályozásoknak megfelelő jótállási jegyet nyomtatni.
Fuvarlevél nyomtatás - a program a gomb használat után plusz adatokat kér be. Az adatok megadása után nyomtatható a fuvarlevél a bizonylathoz.
Alábbi példa a rendelés formátum nyomtatási képét mutatja:
Számla
A rendelésből számlát készítünk a gomb megnyomásával, mely automatikusan továbbításra kerül a NAV online számla rendszerébe. A kiállított számla száma megjelenik a képernyőn a bal alsó traktusban.
Választhatjuk hagyományos papír alapú számla nyomtatását a kívánt példányszámban, de elektronikus számla készítését is. Ebben az esetben a partner törzsben rögzített e-mail cím azonnal megjelenik, mellékletében az elektronikus számla, levél törzse a megadott kísérőszöveg. A partner egy gombnyomással megkapja az elektronikus számlánkat.
Sztornó
Ha a rendelésből még nem készült számla, úgy a rendelést sztornírozhatjuk, amennyiben nem szeretnénk véglegesen törölni. (Végleges törlés esetén Törlés gomb)
Rendelés esetén sztornó használata abban az esetben célszerű, ha később mégis vissza kívánjuk állítani a rendelést a rendszerbe, pl. leltározás előtt: a programba már felvitt, de még nem kiadott rendeléseket sztornózva a tételek visszakerülnek gépi készletre.
A sztornírozott rendelés visszaállításának módja: Műveletek -> Szállítólevél -> Szállítólevél sztornó visszavonás gomb kiválasztása (ezzel a rendelésünk újra aktív lesz, a rendelt tételek gépi készletről lekerülnek)
Ha a rendelésből készült számlát téves kiállítás miatt sztornózni szeretnénk, elegendő a kiválasztott, képernyőn megjelenő számla fölött a sztornó gombra nyomni és elkészül az eredeti számla sztornója.
A Sztornó gomb használata minden esetben jelszó megadásához kötött!
Szállítólevél
A rendelésből számla kiállítása előtt szállítólevelet készíthetünk a gomb megnyomásával.
A kiállított szállítólevél száma a képernyőn megjelenik a bal alsó traktusban.
A szállítólevél készítése történhet árral, vagy ár nélkül.
Info
Az info gomb legördítésével az adott partnerrel történt minden kereskedelmi tevékenység megjelenik.
Partner minden bizonylat listázása - a partner eddigi vásárlásai, ki nem számlázott, feldolgozás alatt álló beérkezett rendelései, visszáru bizonylatai, mintaként kiadott termékek bizonylat listája jelenik meg.
A felső ikonsoron választható lehetőségek szerint a lekérést frissíthetjük, a listát excelbe exportálhatjuk, valamint a legelső oszlopban nyíllal jelölt bármelyik kiválasztott bizonylatot a Bizonylat mutatása lekéréssel meg is tekinthetjük.
Kereskedelem - a gomb legördítésével a Tételes vevő számlák, valamint a vevőhöz tartozó valamennyi készletmozgás tételesen is megtekinthető a képernyőn.
A listázás felett megjelenő üres cellákba cikkszámot, ill. cikk megnevezést írva rászűrhetünk, hogy az adott partner a keresett terméket mikor, milyen bizonylatszámon, milyen áron értékesítettük, ill. esetlegesen mikor készült róla visszáru.
Pénzügy - Vevő számla tartozás listázása - a lekérés során megtudhatjuk, hogy a partner az egyes számláit mikor egyenlítette ki, illetve van-e lejárt vagy jövőben esedékes nyitott számlája. Az esedékes, teljesített fizetések zöld színnel, a lejárt tartozások narancs színnel jelennek meg a képernyőn.
Ugyancsak ezt a menüpontot legördítve, a Szállító számla tartozás listázása során láthatjuk, hogy nekünk milyen határidejű fizetett, lejárt vagy esedékes számláink vannak az adott partner felé.
Egyéb - partnerünknek a programból küldött e-mailek (visszaigazolások, számlák) listázhatók
Bizonylat árréselemzése - a vizsgált bizonylat minden tételének árréselemzését láthatjuk az eladási és aktuális beszerzési átlagár szerint
Műveletek
Műveletek gombot legördítve számtalan fontos munkafolyamatot indíthatunk.
Módosítások - a bizonylaton szereplő eredeti bizonylatszámokat különleges esetekben itt módosíthatjuk. Például szállítólevél számának módosítása szükséges, ha EDI-n keresztül beküldött számlát sztornóztunk, és új számlát állítunk ki. Az EDI rendszer szállítólevél nélküli számlát nem fogad be, és célszerű, ha nem új szállítólevelet generálunk, hanem itt megadjuk az áruval kiküldött eredeti szállítólevél számát.
EDI műveletek - elektronikus adatcsere ügyletek bonyolítására szolgáló menüpont. A megfelelő feladat kiválasztásával, (EDI rendelés importálása) a megnyitás gombra kattintva a partner által EDI-n megküldött rendelést egyszerűen behívhatjuk a rendszerünkbe. Amint az összes tételt behívtuk, OK gombbal a rendelést lezárjuk és a rendelés bizonylat máris megjelenik a rendszerünkben anélkül, hogy manuálisan vittük volna fel. Az OK gomb megnyomását követően a beimportált xml-fájl archívumba kerül, ahonnan bármikor újra behívható, de az importálás alatt majd csak az újonnan beérkezett, még be nem hívott rendelések jelennek meg.
Ebben a menüpontban tudjuk az árukísérő szállítólevelet és a kiállított számlát EDI-n keresztül megküldeni az így szerződött partnereinknek, egyszerűen a szállítólevél exportálása vagy számla exportálása gombra kattintva, a küldeni kívánt bizonylat képernyőjéről.
EDI számla elküldése esetén pipa jelenik meg az adott rendelés után az EDI számla oszlopban.
Kiegyenlítés - a leírás a kiegyenlítések menüpont alatt található ide kattintva.
Rendelés - Rendelések összevonása opcióval egy partner két vagy több rendelését vonhatjuk össze egy rendelésbizonylatra. Ebben az esetben az első rendelés száma marad meg, a többi törlődik.
Rendelés visszaigazoló E-mail előkészítése az aktuális bizonylat alapján gombra kattintva a program automatikusan a levelezőrendszerünkbe navigál, ott a címzett mezőben megjelenik az adott rendelést leadó partner emailcíme (amennyiben a partnertörzsben megadtuk), és mellékletként a rögzített rendelés visszaigazolás formátuma teljesítési határidővel, árral. A levél tárgya automatikusan tartalmazza a rendelés számát is. A visszaigazoló automatikus e-mail szövegét valahol meg tudjuk adni.
Szállítólevél - szállítólevél készítés
Szállítólevél sztornó visszavonás - ha sztornózott rendelést szeretnénk aktívvá tenni, úgy ennek a gombnak a megnyomásával az ismét bekerül a teljesítendő rendelések közé. Ez a funkció készletellenőrzéskor lehet hasznos, ha az adott rendelés tételei még raktári készleten vannak, a szállítólevél sztornózásával azok gépi készletre is visszakerülnek, mintha nem vittük volna fel az adott rendelést. Az így sztornózott rendelés a szállítólevél sztornó visszavonása gombbal bármikor újra élesíthető.
Számla - Tallózásban található számlák tömeges PDF exportálása gombbal lehetőséget kapunk arra, hogy egy adott időszakra, vagy partnerre szűrve az összes számlaképet egy a gépünkön található mappába exportáljuk. Példa: Értékesítés Tallózás menüjében a Teljesítés dátuma oszlopra kattintva a kereső rubrikába beírjuk: 2023.02 majd az itt tárgyalt tallózás gombra nyomva elindítjuk az exportálást. Ekkor az összes 2023. februári számlaképet külön-külön pdf-ként megkapjuk a kiválasztott mappába mentve.
Vevő árajánlat - az opció használatakor egy új ablak nyílik meg melynek a leírása itt található.
Webshop műveletek - a Rendelés forrásának módosítása opcióval lehet változtatni, hogy a megrendelés a weboldalon, vagy máshonnan érkezett.