A tárgyi eszközök nyilvántartása egy fontos eszköz az üzleti vagy szervezeti tevékenység hatékony és átlátható működéséhez. Az eszközök nyilvántartása lehetővé teszi az adott vállalkozás vagy szervezet számára, hogy hatékonyan kezelje és nyomon kövesse azokat az eszközöket, amelyekre a működésükhöz szükségük van, és amelyek befektetési értéket képviselnek.
A tárgyi eszközök nyilvántartása tartalmazza az összes olyan eszköz adatát, amelyek hosszú távon szolgálják a szervezet működését. Ide tartoznak például az épületek, a gépek, a számítástechnikai eszközök, a járművek, a berendezések és az egyéb eszközök. A nyilvántartás a tárgyi eszközök értékét, állapotát és helyét is tartalmazza, így lehetővé teszi azok hatékony kezelését, fenntartását és nyomon követését.
Alapadatok
Nyilvántartási szám - Egyedi azonosító szám, amelyet a vállalkozás rendel az egyes tárgyi eszközökhöz.
Megnevezés - Az eszköz megnevezése.
Hely, használó - Az eszköz használója és helye.
Vámtarifa - Az eszköz VTSZ száma.
Gyáriszám - Az eszköz gyári száma. Többet is fel lehet sorolni.
Üzembe helyezési okmány - A bejövő számla iktatási száma. Csak olyan számlákat lehet választani, melyek 161-re (beruházás) lettek könyvelve.
Bejövő számla száma - A bejövő számla számlaszáma. Az iktatási szám megadása után automatikusan kitölti, de felül lehet írni.
Nyilvántartási főkönyv - Az eszköz nyilvántartási főkönyvi számlaszáma. A kontír törzsben lehet megadni, hogy mely tárgyi eszköz nyilvántartási számokat használjuk. Szintén a kontír törzsben kell megadni, hogy a nyilvántartási számokhoz mely kontírozások kapcsolódjanak (Beruházás, ÉCS, selejtezés, eladás). A mező melletti nagyító gombra kattintva meg lehet tekinteni az aktuális eszköz kontírozását.
Költséghely, Költségviselő, Munkaszám - További könyvelési dimenziókat adhatunk meg, melyet az eszköz kapcsolódó könyvelései átvesznek.
Beszerzés dátuma - Az eszköz beszerzési dátuma. A bejövő számla kiválasztása után automatikusan kitöltődik.
Üzembe helyezés dátuma - Az eszköz üzembe helyezési dátuma. A bejövő számla kiválasztása után automatikusan kitöltődik.
Számviteli és adózás szerinti leírási kulcsok - Értékcsökkenéskor használatos leírási százalékok. Lehet 100%-ot is megadni az azonnali egyösszegű értékcsökkenés leíráshoz.
Maradványérték - A maradványérték az a becsült érték, amit egy tárgyi eszköznek a hasznos élettartama végén még lehet elérni eladáskor vagy selejtezéskor.
Eszköz összesített értékei
Az alsó táblázatban láthatjuk az eszköz aktuális összesített állapotát és értékeit.
Státusz - Az eszköz aktuális státusza. Rögzítéskor automatikusan Regisztrált státuszú lesz. Aktiváláskor Aktív státuszú, eladáskor Eladott, selejtezéskor Selejtezett. Ezen kívül még lehet Inaktív státuszú is.
Várható leírás - A várható leírás dátumát a megadott leírási kulcsok és a beszerzés dátuma alapján számolja ki.
Bruttó - Aktiválások és ráaktiválások összesített értéke.
Fejlesztési tartalék - A fejlesztési tartalék összesített értéke.
ÉCS számvitel és adó - Az eddig elszámolt értékcsökkenések összesítése.
Selejtezés
A selejtezés lapfülön megadhatunk néhány alap adatot, melyek a selejtezési jegyzőkönyvön automatikusan megjelenhetnek. Ezek:
- Hasznosítás módja
- Vissznyeremény értéke
- Selejtezés oka
Könyvelt tranzakciók
A Könyvelt tranzakciók lapfülön láthatjuk az eszközön eddig elvégzett összes tárgyi eszköz tranzakciót. A Tranzakciók módosítása gombbal lehet manuálisan módosítani tranzakciót.
Műveletek
Aktuális eszköz státuszának módosítása - Ha olyan tranzakciót vonunk vissza, ami státusz módosítással is járt, akkor az eszköz státuszát is vissza kell állítani az eredetire.
Tömeges felvitel az aktuális eszköz adatai alapján - Az aktuálisan kijelölt eszközt lehet általunk megadott példányszámban lemásolni. A lemásolt eszközök nyilvántartási száma az eredeti eszköz számából képződik "/01", "/02", stb. végződéssel.
Aktivált eszköz másolásakor az újonnan keletkezett eszközök is automatikusan aktiváltak lesznek.
Értékcsökkenés elszámolás tömeges visszavonása - Ez a funkció a legutolsó értékcsökkenés elszámolásokat törli. Lehet egyedi vagy tömeges értékcsökkenés is.
Törlésre kerülnek a tárgyi eszköz tranzakciók és a kapcsolódó könyvelési bizonylatok, amin az értékcsökkenés el lett számolva.
Tranzakciók indítása
A kiválasztott eszközön indíthatunk tárgy eszköz tranzakciókat. A tranzakciók lehetnek:
- Aktiválási tranzakció
- Selejtezési tranzakció
- Selejtezési értékkel
- Eladási tranzakció
- Eladási értékkel
- Inaktiválási tranzakció
- Ráaktiválási tranzakció
- Egyedi értékcsökkenés elszámolása
- Rendkívüli értékcsökkenés elszámolása
- Importálási tranzakció
Aktiválás előtt az eszközhöz lehet regisztrálni számlá(ka)t, melye(ke)t az aktiválási tranzakció során a program használni fog. Amennyiben az aktiválás egy számla alapján történik, nem szükséges regisztrálni, egyből lehet az Aktiválási tranzakciót indítani és ott megadni. Aktiválási, ráaktiválási tranzakció indításakor meg lehet adni a bejövő számla iktatási számát. Csak olyan számlákat lehet választani, melyek 161-re (beruházás) lettek könyvelve. Egy eszközhöz több aktiválás is tartozhat eltérő aktiválási dátumokkal és kapcsolódó bejövő számlákkal. Az értékcsökkenés elszámolásakor az egyes aktiválási és ráaktiválási tranzakció eltérő dátumait figyelembe fogja venni. Selejtezési-, Eladási tranzakciók esetén darabszámot kell megadni, míg Selejtezési-, Eladási értékkel, Rendkívüli értékcsökkenésnél érték megadásával lehet a tranzakciót elindítani.
Csoportos értékcsökkenés elszámolása - Csoportos értékcsökkenés indításakor meg kell adni az elszámolni kívánt hónap utolsó napját. Ha már volt havi értékcsökkenés elszámolásunk, akkor automatikusan felajánlja a következő hónap utolsó napját.
Értékcsökkenés elszámolás tömeges visszavonása funkciót! Nyomtatások
A Nyomtat gomb segítségével az alábbi nyomtatványokat készíthetjük el:
- Egyedi tárgyi eszköz karton
- Összes tárgyi eszköz
- Üzembehelyezési okmány
- Selejtezési jegyzőkönyv